Какие документы по заработной плате необходимо распечатывать и хранить

Первичные документы по учету заработной платы

Какие документы по заработной плате необходимо распечатывать и хранить

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса
Общие требования к оформлению первичных документов
Перечень документов для расчета заработной платы и учету рабочего времени

В первичных документах по учету заработной платы содержатся данные, небезразличные, как для ваших сотрудников, так и для представителей государственных контролирующих структур.

То, насколько достоверна или ошибочна предоставленная в них информация, зависит от квалификации и добросовестности бухгалтера и кадровика (в некоторых компаниях эти функции совмещает один специалист).

Как приумножить бюджет организации благодаря экономии на работе бухгалтера-кадровика и отсутствии санкций фискальных органов, читайте в публикации.

Первичные документы по учету кадров и заработной платы – главное свидетельство правильного расчета бюджетных платежей и распределения доходов сотрудников согласно их трудозатратам. И то, и другое строго регулируется на законодательном уровне, зато в компаниях работа с этими бумагами зачастую контролируется менее жестко.

Со стороны руководства это является ошибкой: то, что представителям бизнеса кажется «соблюдением формальностей», для государства – залог своевременного пополнения бюджета в полном размере и соблюдения действующего налогового и трудового законодательства.

Пробелы в «первичке» по расчету зарплаты чреваты не только штрафами со стороны контролирующих органов, но и другими последствиями, в том числе репутационными потерями в результате разбирательств с государственными структурами и трудовых споров с сотрудниками.

Значение «первички» по учету зарплаты и кадров для бизнеса

С каждым годом государство ужесточает внешние условия для существования и развития бизнеса.

Поэтому главная задача собственника – предугадать и максимально уменьшить возможные убытки, если вдруг компания попадет под внимание контролирующих органов.

«Правильные» первичные документы в этом смысле – надежный способ продемонстрировать свою добросовестность и исключить стремление соответствующих структур проверить ваш бизнес более тщательно.

Не меньшего внимания заслуживают бумаги, участвующие в кадровом делопроизводстве. ТК РФ в большей степени защищает интересы работника, а не работодателя. Компенсировать такую несправедливость, а также закрепить за каждым сотрудником ту степень ответственности, которую предусматривает специфика именно вашего бизнеса, можно только грамотно разработанными локальными нормативными актами.

Кроме того, кадровый документооборот часто является «собранием» ошибок, которые случайно обнаруживаются лишь во время проверки Роструда, Роскомнадзора, ФСС, разбирательства прокуратуры, полиции, миграционной службы или накануне трудового спора с сотрудником. За формальный подход к рутинной работе придется заплатить штрафы в сотни тысяч рублей.

Если вы передадите кадровое делопроизводство на аутсорсинг в 1С-WiseAdvice, то получите профильных специалистов: ассистента, специалиста по кадрам, эксперта по кадровому сопровождению, юриста по трудовому праву.

Стоить это будет примерно столько же, сколько услуги штатного кадровика, работающего «для галочки».

Высокий уровень автоматизации не только минимизирует ручной труд в выполнении типовых задач, но и исключает человеческий фактор, оборачивающийся в самые неподходящие моменты досадными ошибками.

Но самое главное – мы несем финансовую ответственность за качество предоставляемых услуг. Эксклюзивный договор страхования профессиональной ответственности включает в себя расширенный перечень рисков, которые не предусмотрены стандартным полисом и не страхуют большинство других бухгалтерских компаний.

Подробнее о преимуществах кадрового делопроизводства на аутсорсинге читайте здесь >>>

Общие требования к оформлению первичных документов

Статья 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ говорит о том, что каждый факт хозяйственной жизни компании должен быть оформлен соответствующим первичным документом. И тут же предупреждает, что к бухгалтерскому учету не допускаются «мнимые и притворные» сделки.

Реальности сделок со стороны государства сегодня уделяется повышенное внимание. В связи с этим с 2013 года не все первичные документы подлежат обязательному оформлению по образцам из альбомов унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата России.

Теперь «первичку» можно перерабатывать под нужды вашей бухгалтерии и бизнеса – главное, чтобы не утаивались и не фальсифицировались данные.

В любом случае, самостоятельно разработанный первичный документ должен содержать все обязательные реквизиты, перечисленные в части 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

В том, чтобы сведения в первичных документах соответствовали реальности, заинтересовано не только государство, но и собственник бизнеса. Если государство будет уверено в вашей законопослушности, вы в свою очередь тоже можете быть уверенными, например, в том, что вам не грозят манипуляции со стороны сотрудников, трудовые споры и санкции.

Оценить сложившиеся риски и исправить ошибки кадрового учета помогут эксперты 1С-WiseAdvice.

Услуга «Кадровый аудит» предусматривает общую оценку кадрового делопроизводства организации и его соответствие трудовому законодательству, выявление ошибок учета и прямых нарушений Трудового кодекса.

Наши эксперты опишут обнаруженные риски и предусмотренные за них меры ответственности, прокомментируют, как лучше исправить допущенные ошибки. В серьезных случаях, когда накопилось много нарушений, мы можем составить план восстановления кадрового учета и самостоятельно его реализовать.

Перечень документов для расчета заработной платы и учета рабочего времени

К первичным документам для расчета заработной платы относятся:

  • Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма № Т-12)
  • Табель учета рабочего времени (форма № Т-13)
  • Расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49)
  • Расчетная ведомость (форма № Т-51)
  • Платежная ведомость (форма № Т-53)
  • Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)
  • Лицевой счет (форма № Т-54)
  • Лицевой счет (форма № Т-54а)
  • Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60)
  • Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма № Т-61)
  • Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма № Т-73)

А теперь обо всех этих документах – более подробно.

Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда

Логичней говорить о форме Т-12, так как Т-13 включает в себя только первый раздел образца Т-12. Так или иначе, компания вправе самостоятельно разработать и утвердить форму табеля учета рабочего времени и расчета зарплаты. В этом случае документ должен содержать точную информацию:

  • о количестве дней (часов) неявок (явок);
  • о количестве часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время, совместительство и пр.).

В зависимости от графика работы конкретного сотрудника используются следующие способы учета его рабочего времени:

  • Поденный. В этом случае при пятидневной рабочей неделе нормированный рабочий день будет равен восьми часам, при шестидневной – семи часам. Любая переработка будет считаться сверхурочной работой.
  • Понедельный учет. Общепринятая продолжительность рабочего времени – 40 часов в неделю. В одни дни сотрудники могут отработать больше, в другие – меньше. Это должно быть зафиксировано в табеле.
  • Суммированный учет. Этот способ учета рабочего времени применяется в том случае, если специфика работы не предусматривает еженедельную или ежедневную нормированную продолжительность рабочего времени. Работодатель сам определяет учетный период: месяц, квартал или год.

Расчетные и платежные, а также расчетно-платежная ведомости

Ведомости, отражающие начисление и выплату сотрудникам зарплаты, существуют в трех унифицированных формах, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Данные документы также можно подгонять под особенности учетной политики компании, но при условии соблюдения обязательных реквизитов, предусмотренных все той же частью 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ.

Отличаются формы друг от друга своим предназначением и способами последующего расчета с сотрудниками.

О том, как оформить ведомость расчета заработной платы Т-51, читайте здесь >>>

Журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а)

Журнал регистрации платежных ведомостей является регистром бухгалтерского учета. Он предназначен для систематизации и накопления информации, содержащейся в платежной (Т-53) и расчетно-платежной (Т-49) ведомостях.

Согласно статье 10 Закона № 402-ФЗ в регистрах бухгалтерского учета не допускаются пропуски, «изъятия» или исправления «несанкционированными лицами».

Любое исправление должно сопровождаться датой, подписями с расшифровками сотрудников, ответственных за ведение данного регистра.

Лицевые счета

Лицевой счет – внутренний документ, в который с момента приема на работу и на протяжении всей трудовой деятельности заносятся сведения обо всех видах выплат и удержаний из зарплаты сотрудника. Этот вид «первички» ведется по двум формам:

  • Т-54 – применяется для записи всех видов начислений и удержаний.
  • Т-54а – электронная форма лицевого счета.

Расчетные записки

Унифицированная форма № Т-60 предусматривает два вида отпуска:

  • ежегодного оплачиваемого
  • ежегодного дополнительного (другого) отпуска.

Отпускные по данному образцу рассчитываются, исходя из среднего дневного заработка сотрудника, умноженного на количество дней отпуска. Компания может разработать свою форму начисления отпускных, опять-таки соблюдая обязательные упомянутые требования фиксирования реальных фактов хозяйственной жизни компании.

Аналогично обстоят дела и с формой № Т-61, отражающей порядок начисления «расчетных».

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору

Документ отражает виды, объем и стоимость работ, выполненных сторонним исполнителем. Подробные данные о каждой услуге оформляются в отдельной строке.

Другие первичные документы, участвующие в расчете заработной платы и учете рабочего времени:

  • трудовой договор, в котором зафиксирована система и размер оплаты труда;
  • приказы о переводе на другую должность и последующем изменении оклада;
  • расходные кассовые ордеры, свидетельствующие о премировании определенного числа сотрудников, а также соответствующие приказы;
  • больничные и другие документы, подтверждающие правомерность выплат сотрудникам за счет средств ФСС;
  • приказы на командировки.

Профессиональная оценка кадрового документооборота, сложившегося в вашей компании, входит в услугу «Кадровый аудит». Наши эксперты:

  • оценят тщательность, эффективность и правильность системы подготовки, согласования, регистрации и хранения кадровых документов;
  • исправят ошибки и обеспечат вас полным комплектом кадровых документов, безупречно оформленных с точки зрения российского законодательства. Это в свою очередь исключит финансовую и административную ответственности компании и ее собственников.

Источник: https://1c-wiseadvice.ru/company/blog/pervichnye-dokumenty-po-uchetu-zarabotnoy-platy/

Какие документы по заработной плате необходимо распечатывать и хранить?

Какие документы по заработной плате необходимо распечатывать и хранить

» Документы »

Загрузка…

Вопрос знатокам: Какие документы нужно обязательно распечатывать с программы 1С Бухгалтерия, т.е. для хранения на бумажном носителе?

С уважением, татьяна

Лучшие ответы

Первичные документы обязательно хранить в бумажном виде все — как входящие, так и исходящие. Очень часто исходящие первичные документы подлежат подписи еще и второй стороной. Например, акт выполненных работ подписывается и исполнителем и заказчиком.

Если Вы имеете в виду какие-то бухгалтерские регистры, то я рекомендовала бы иметь в бумажном виде главную книгу, обязательно все налоговые регистры, которые подтверждают расчет налогов — они храняться с подписью главного бухгалтера.

Если позволяют обороты компании — неплохо было бы распечатывать и оборотно-сальдовую ведомость и карточки счетов, по которым были движения. Очень часто такие «бумажные архивы» спасают от необходимости восстановления электронной базы.

В случае утери данных можно просто завести новую по существующим остаткам на счетах. Если это достаточно большой объем бумаги, то, конечно, делать это не стоит. В случае проверки — распечатаете при необходимости.

Удачи.

Что нужно распечатывать из проги для хранения регламента нет. Но нужно хранить все входящие и для простоты учета можно хранить ответы подготовленные через эту прогу. И конечно все ТТН которые вы печатаете и без которых отгрузка невозможна.

Храним все исходящие Счета-фактуры, Акты и накладные.

Я бумажный маньяк, наверное, но зато не боюсь ни аудиторов, ни налоговиков, ни «сдохшего» компьютера. Все хозяйственные операции должны быть подтверждены, поэтому на все имеем бумажный документ. Подшиваю документы по счетам, материалы — по субсчетам.

Документы за месяц подбираю под карточку счета. Например под Основные средства и внеоборотные активы распечатываю ОСВ, Анализ счета и карточку счета. Такая метода позволяет удостовериться в наличии все первичных документов. По счетам затрат распечатываю оборотки и анализ счета.

По всем счетам распечатываю главную книгу.

По налоговому учету: ко всей отчетности прикладываю рабочие документы-расчеты, на основании которых проверяла правильность расчета налога (одноэска — умничка, если учет налажен четко, то все налоги считает правильно и сама

Источник: https://dom-voprosov.ru/dokumenty/kakie-dokumenty-po-zarabotnoj-plate-neobhodimo-raspechatyvat-i-hranit

Бухгалтерские документы по выплате заработной платы

Какие документы по заработной плате необходимо распечатывать и хранить

При повременной форме оплаты работникам на основании личной карточки работника, в которой указывается размер тарифной ставки или оклада, размер надбавки к зарплате (в процентах или сумме), а также на основании данных первичных документов по учету фактически отработанного времени формы N Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» или формы N Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» производится начисление заработной платы: в «Расчетно-платежной ведомости» (ф. № Т-49); в «Расчетной ведомости» (ф. № Т-51); в «Платежной ведомости» (ф. № Т-53). Расчет заработка при сдельной форме оплаты труда осуществляется по документам о выработке. Учет выработки рабочих в организациях ведут мастера, бригадиры и другие работники, на которых возложены эти обязанности.

Первичная документация по учету кадров и заработной плате

Этот документ применяется для определения заработной платы и других выплат сотруднику при прекращении трудового договора.

Для учета фактически отработанного времени используются табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма N Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма N Т-13).

Внимание Эти формы являются основными первичными документами при расчете заработной платы. При использовании формы № Т-13 оплату труда начисляют в лицевом счете (ф.
№ Т-54), расчетной ведомости (ф. № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49).

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных.
[15] Состав первичных документов, необходимых для начисления заработной платы, зависит от системы оплаты труда работников, установленной в организации.

Первичные документы по заработной плате

Однако, для выполнения требования законодательства о первичных документах одна из форм — Т-49 или Т-51 должна быть в наличии. Соответственно, если вы выдаете заработную плату наличными из кассы, то выдача производится по платежной ведомости (форма Т-49 или Т-53) и также необходимо вести журнал регистрации платежных ведомостей (форма № Т-53а).

Обратите внимание, Трудовой кодекс устанавливает только две возможных формы оплаты труда: в денежной форме в валюте РФ (в рублях) и в неденежной форме (не более 20% от начисленной месячной заработной платы) (ст.131 ТК РФ). При этом денежные средства допускается перечислять на указанный работником счет в банке (при соответствующем условии в коллективном или трудовом договоре) (ст.136 ТК РФ).

Документы по учету и начислению заработной платы

Если в штате организации нет должности кассира, выдавать денежные средства может главный бухгалтер или другой работник, назначенный руководителем. В организациях, у которых большое количество подразделений, заработную плату могут выдавать раздатчики, назначенные руководителем.

Со всеми лицами, выдающими заработную плату, заключается договор о полной материальной ответственности. Платежная или расчетно-платежная ведомость должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером.
Без этих подписей денежные средства по ведомости выданы быть не могут. Ведомости по формам № Т-49 и Т-53 регистрируются в специальном журнале.

Журнал составляется по форме № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей». Образец заполнения формы № Т-53а представлен далее.

Налоги и право

Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53.

5. Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»).

6. Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Какие документы по зарплате нужно распечатывать и хранить

В зависимости от размера предприятия он может вестись как по отдельным подразделениям, так и по предприятию в целом. У каждого сотрудника имеется личный уникальный табельный номер, который фигурирует во всех документах по начислению заработной платы.

Суть составления табелей состоит в регистрации всех явок, опозданий или для учета сверхурочных работ. Ведет этот табель руководитель подразделения или другие работники, на которых возложили эту обязанность.

Все правильно оформленные документы попадают в бухгалтерию. Там работник рассчитывает сумму зарплаты к выдаче. Все расчеты по зарплате ведутся в расчетно-платежной ведомости.

В некоторых организациях составляют отдельные два документа по начислению заработной платы – расчетную ведомость и платежную ведомость.В первом из них осуществляется исключительно расчет, а во втором указываются только ФИО, табельный номер и сумма к выплате.

Первичные документы для начисления и выплаты заработной платы

Прежде всего отмечу, что к документам, регулирующим учет заработной платы на предприятии относятся:

  1. Трудовой кодекс РФ.
  2. Налоговый кодекс РФ.
  3. Федеральный закон №167-ФЗ от 15.12.2001 ФЗ об обязательном пенсионном страховании.

Источник: https://pbcns.ru/buhgalterskie-dokumenty-po-vyplate-zarabotnoj-platy/

Какие документы вам стоит распечатать по итогам года и как их правильно заверить

Какие документы по заработной плате необходимо распечатывать и хранить

Чем поможет эта статья: Вы разберетесь, какие документы надо распечатывать, а какие можно хранить в электронном виде. И как заверить те, которые вывели из компьютера на бумагу. От чего убережет: От претензий контролеров из инспекции, ПФР и ФСС и от кипы ненужных бумаг.

Если ваша компания на упрощенке Большинство рекомендаций упрощенщикам пригодятся. Кроме тех, что касаются налога на прибыль и НДС.

Сейчас многие бухгалтеры ведут учет на компьютерах. Ведь достаточно в программу ввести данные из первички, чтобы быстро формировать нужные отчеты. Кто-то составляет ведомости и аналитические таблицы в Excel.

Все это электронные документы. Одни из них можно хранить как есть в компьютере. Другие — лучше на бумаге. Документы, которые надо распечатывать, мы привели в таблице ниже.

Подробнее о них мы расскажем в статье и посоветуем, как заверить бумажные варианты.

В какой форме хранить и как часто распечатывать важные бухгалтерские документы

ДокументФорма храненияУсловия, при которых можно или нужно хранить в данной формеКогда понадобится распечататьОснование
Регистры бухгалтерского учета, предусмотренные учетной политикойЭлектроннаяВы заверяете ЭЦП формы, в которых предусмотрели реквизит «Подпись»По требованию инспекции, ПФР или ФССПункт 1 статьи 10 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ, пункт 4 ПБУ 1/2008, статья 93 Налогового кодекса РФ, статья 37 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ
БумажнаяДанный способ закреплен в учетной политике. Утвержденные формы содержат реквизит «Подпись», а у вас нет ЭЦПВ сроки, которые вы прописали в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров
Регистры налогового учета, предусмотренные учетной политикойЭлектроннаяФормы заверены ЭЦППо требованию инспекцииСтатьи 93, 313 и 314 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314
БумажнаяВы не владеете ЭЦПВ сроки, которые вы установили в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров
Книга покупок и книга продаж, журнал учета счетов-фактурЭлектроннаяЛюбыеПо требованию инспекции, если документы не соответствуют установленному формату и нет ЭЦППостановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, пункт 2 статьи 93 Налогового кодекса РФ 
БумажнаяДанный способ закреплен в учетной политикеДо 20-го числа месяца, следующего за окончанием каждого квартала
Регистр по НДФЛ, карточка учета по страховым взносамЭлектроннаяВы заверяете ЭЦП формы, в которых предусмотрели реквизит «Подпись»По требованию инспекции, ПФР или ФССПункт 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ, Федеральный закон от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ
БумажнаяДанный способ закреплен в учетной политике. Утвержденные формы содержат реквизит «Подпись», а у вас нет ЭЦПВ сроки, которые вы прописали в учетной политике. Если их нет, то достаточно по итогам года, а также по требованию ревизоров

Регистры бухгалтерского учета

Как хранить: Можно в электронном виде. Выводить на бумагу надо, если это предусмотрено в учетной политике.

Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции, ПФР или ФСС.

В учетной политике на этот год вы утвердили формы регистров бухучета, которые применяете. Ведь обязательных бланков нет.

Узнать про регистры бухучета в 2013 году в январском «Главбухе»

(495) 785-01-13

Так вот, распечатывать эти регистры вам придется, если такое требование вы сами прописали в той же учетной политике. То есть в те сроки, которые самостоятельно установили. Но как минимум за календарный год. Регистры на бумаге заверьте собственноручной подписью. И рядом напишите свои фамилию и инициалы.

Кстати, даже если в учетной политике вы промолчали про распечатки, это, естественно, не запрещает вам распечатать их для себя в любой момент. Допустим, Главную книгу и карточки счета.

Регистры бухучета, которые вы храните исключительно в компьютере, можете не заверять ЭЦП. При условии, что в утвержденных формах вы не предусмотрели реквизит «Подпись».

Ну и само собой, будьте готовы вывести регистры на бумагу по требованию налоговиков или ревизоров из фондов. Заметьте: лишь те, которые вы действительно ведете и назвали их в учетной политике. Это подтвердили чиновники из Минфина России в письме от 25 января 2012 г. № 07-02-06/10.

Бумажные копии для проверки подпишите. И ниже напишите «верно», свои должность, фамилию и инициалы, а также дату заверения (письмо ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459).

Регистры налогового учета и для расчета НДФЛ

Как хранить: Можно постоянно в электронном виде, если регистры заверены ЭЦП. Иначе надо выводить на бумагу.

Когда распечатывать: Согласно учетной политике, а также по требованию инспекции.

Налоговые регистры, в том числе для учета доходов работников и удержанного с них НДФЛ, вы обязаны вести по разработанным формам. Каждый регистр должен подписывать работник, ответственный за их составление. То же касается и регистра по НДФЛ, если в утвержденной вами форме есть реквизит «Подпись».

Выходит, эти регистры вы можете хранить в компьютере и не распечатывать, если заверите их ЭЦП. Ведь кодекс не требует выводить налоговые регистры на бумажный носитель.

Такой позиции придерживается и Минфин России (письмо от 24 июля 2008 г. № 03-02-07/1-314). Этот вывод справедлив и для регистров по НДФЛ.

В пункте 1 статьи 230 кодекса не сказано, в каком именно виде, бумажном или электронном, надо их вести и хранить.

Источник: опрос на сайте www.glavbukh.ru

Электронные регистры распечатать все же понадобится по требованию инспекции. Бумажные копии для проверки надо заверить специальной отметкой (письмо Минфина России от 3 ноября 2011 г. № 03-07-11/297).

Для удобства можете изготовить штамп с нужными реквизитами. В частности, это данные об ЭЦП, фраза «копия верна» и место для подписи (образец — ниже). Передать регистры через Интернет не получится.

ФНС России попросту не вправе утверждать форматы налоговых регистров.

Если ЭЦП вы не владеете, регистры стоит печатать регулярно. Скажем, по закрытии очередного отчетного периода. Для НДФЛ достаточно по итогам календарного года. Если, конечно, вы не предусмотрели ежеквартально или ежемесячно.

Книга покупок и книга продаж по НДС и журнал учета счетов-фактур

Как хранить: Можно в электронной форме. Но передать в таком виде в ИФНС получится, только если заверить ЭЦП.

Когда распечатывать: до 20-го числа месяца, следующего за окончанием каждого квартала.

Вести и хранить книгу покупок и книгу продаж по НДС, а также журнал учета счетов-фактур можно двумя способами — в электронном виде и на бумаге.

Если второй способ вы закрепили в учетной политике, тогда вы должны были распечатывать формы ежеквартально — до 20-го числа месяца, следующего за окончанием квартала. Так что если вы этого по какой-то причине не сделали раньше, то не забудьте распечатать по итогам года.

Каждую распечатку пронумеруйте и прошнуруйте. И отдайте на подпись руководителю.

Важная деталь Хранить книги и журнал по НДС за І квартал 2012 года надо только на бумаге. Это требование устанавливало ранее действовавшее постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Кстати, многие бухгалтерские программы на листах выводят дату печати.

И допустим, по какой-то причине вы распечатали книгу покупок и книгу продаж, а вместе с ними и журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур за третий квартал (а может, и за все предыдущие) с опозданием. Скажем, 15 декабря. И эта дата отражена на распечатках. Не станет ли это поводом для претензий со стороны налоговиков?

Не переживайте, специально корректировать даты на листах не стоит. За то, что вы вывели книги и журналы на бумагу с опозданием, штрафа не будет. Налоговым кодексом РФ наказание попросту не предусмотрено. А вычеты из-за такого нарушения инспекторы вряд ли снимут, если сами счета-фактуры будут в порядке.

Допустим, вы храните книги и журналы в электронном виде. Тогда по требованию инспекторов регистры можете представлять на проверку через Интернет, если заверите их ЭЦП. То есть распечатывать книги и журналы вам не понадобится.

Кодекс разрешает подавать в налоговую инспекцию электронные документы, которые составлены по установленным форматам (п. 2 ст. 93 Налогового кодекса РФ).

А такие форматы книги покупок и книги продаж, а также журнала учета счетов-фактур утверждены приказом ФНС России от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138@.

Обратите внимание: книгу покупок и книгу продаж, а также журнал учета счетов-фактур за I квартал 2012 года надо хранить только на бумаге. Это требование устанавливало ранее действовавшее постановление Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914.

Можно ли распечатать на бумаге с двух сторон и скрепить степлером регистр бухучета?

Да, можно. Закон о бухучете не запрещает печатать их на листах с двух сторон и скреплять. Эти ограничения для налоговых деклараций.

Оштрафуют ли нас, если регистры за год мы распечатаем после сдачи годовой декларации?

Нет. Это не является нарушением. Налоговый кодекс РФ не требует печатать регистры до какого-то определенного срока.

На распечатках регистров не отобразилось название компании. Можно ли вписать от руки?

Да, конечно. Ни Закон о бухучете, ни Налоговый кодекс РФ не запрещают заполнять регистры учета комбинированным способом.

Достаточно ли для подтверждения расходов только заверенных регистров?

Нет, ведь регистры не подтверждают расходы. В них накапливаются данные из первички. Вот только ею вы и сможете доказать сумму расходов.

Карточка учета по страховым взносам

Как хранить: Можно в электронном виде, но безопаснее выводить на бумагу.

Когда распечатывать: Достаточно по окончании года и по требованию ПФР или ФСС для проверки.

Все выплаты работникам и начисленные на них взносы вы также учитываете в каком-то специальном документе. Причем отдельно по каждому человеку. Такое требование содержит часть 6 статьи 15 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ.

Скажем, выплаты и взносы можно отражать в индивидуальной карточке учета по форме, которую рекомендуют ПФР и ФСС (письма ПФР от 26 января 2010 г. № АД-30-24/691, ФСС России от 14 января 2010 г. № 02-03-08/08-56П).

Либо в собственном регистре учета таких сумм (письмо Минздравсоцразвития России от 11 февраля 2010 г. № 286-19). Составлять и хранить эти документы можно как на бумаге, так и в электронном виде.

Допустим, в 1С, Excel или другой программе.

Обучающий курс по теме О правилах расчета страховых взносов — в Высшей Школе Главбуха на сайте school.glavbukh.ru.

Однако электронные карточки все же стоит распечатывать. Достаточно по итогам года. Но можно чаще, к примеру ежеквартально. Ведь такие документы по сути являются учетными регистрами, пусть в законе это прямо и не прописано.

В карточках есть все сведения, необходимые для заполнения отчетности в ПФР и ФСС. И выходит, эти документы должен подписывать ответственный за их составление работник.

Вот и рекомендуемая форма предусматривает, что ее заверяет главный бухгалтер.

Обратите внимание. Специалисты фондов вправе истребовать на проверках карточки по взносам (ст. 37 Закона № 212-ФЗ, распоряжение Правления ПФР от 3 февраля 2011 г. № 34р). В таком случае вам понадобится за 10 рабочих дней сформировать в программе, распечатать и заверить эти документы.

Отправить их через Интернет нельзя, поскольку формат карточки не утвержден. Так что когда в штате сотни или тысячи работников, распечатать эти документы стоит заранее. Иначе вы рискуете не успеть подготовить бумаги. Особенно если ПФР и ФСС проверяют взносы за три предшествующих года.

А штраф за просрочку каждого документа, напомним, составляет 200 руб. (ст. 48 Закона № 212-ФЗ).

Вопрос-тест по темам номера

Следующий вопрос в статье «Что делать с копеечными расхождениями при учете налогов и взносов».

Главное, о чем важно помнить

1 По требованию контролеров надо представлять только регистры, установленные в учетной политике.

2 Регистры по НДФЛ и карточки по взносам вы можете не печатать и не заверять. Но это придется сделать, если в учетной политике вы предусмотрели, что печатаете их и есть реквизит «Подпись».

Дополнительно про распечатку документов

Статья: «Подсказки, как хранить бухгалтерские документы» («Главбух» № 10, 2012).

Документы: письма Минфина России от 25 января 2012 г. № 07-02-06/10, от 3 ноября 2011 г. № 03-07-11/297.

Источник: https://www.gazeta-unp.ru/articles/41666-qqgb-16-m3-kakie-dokumenty-vam-stoit-raspechatat-po-itogam-goda-i-kak-ih-pravilno-zaverit

Какие формы по зарплате нужно распечатывать

Какие документы по заработной плате необходимо распечатывать и хранить

Всего за отчетный период (в данном случае полмесяца — это удобно для расчета и выплаты аванса) изготовили 1900 кг указанных мясных полуфабрикатов.

В графе «Карта сдельной расценки» ссылаются на документ, на основании которого утверждена сдельная расценка и в котором должно быть обоснование применяемых норм времени, сдельных расценок, указано, для каких условий рассчитаны нормативы — оборудование, количество рабочих, рецептуры, ингредиенты и т. п. Расценка на единицу в данном случае приведена на 1 кг выпущенной продукции.

В пищевой промышленности расценку (норму времени) часто устанавливают из расчета на 100 кг. Сумма сдельной заработной платы рассчитывается умножением количества выработанных полуфабрикатов (графа «Всего») на «Расценку на единицу».

Какие документы по зарплате распечатывать на бумагу

Формовка изделий из приготовленного фарша, теста. 4. Замораживание мясных полуфабрикатов в низкотемпературных холодильных камерах. 5. Упаковка и маркировка замороженных полуфабрикатов. 6.

Хранение продукции в холодильных камерах до их отгрузки. Каждая стадия требует затрат на оплату труда. Экономисту необходимо согласовать с руководством, как каждый этап технологического процесса будет оформляться:

  • индивидуальным документом по учету выработки — если операция и оборудование, на котором она выполняется, отделена от других, количественный результат измерим, за выполнение операции отвечает один работник, которого легко идентифицировать;
  • бригадным документом — если технологические операции выполняются комплексно (например, приготовление фарша и сразу формовка).

К сведению Как правило, на производственных линиях объем выполненной работы относится на бригаду.

Форма т-51. расчетная ведомость

Перечень форм:

  1. Т-12 — Форма «Табеля по учету рабочего времени и расчета оплаты труда»;
  2. Т-13 Форма называется «Табель учета рабочего времени»;
  3. Т-49 Форма именуется «Расчетно-платежная ведомость»;
  4. Т-51 Форма носит название «Расчетная ведомость»;
  5. Т-53 Форма «Платежной ведомости»;
  6. Т-53а Форма «Журнала регистрации платежных ведомостей»;
  7. Т-54 Форма «Лицевого счета»;
  8. Т-60 Форма «Записки-расчета о предоставлении отпуска работнику»;
  9. Т-61 Форма «Записки-расчета при прекращении (расторжении) трудового договора с работником»;
  10. Т-73 Форма «Акта о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Краткая характеристика документов для учета заработной платы работников Табельный учет в организации ведется за всеми работниками предприятия.

Документы по учету заработной платы в мясоперерабатывающем цехе

По факту бригада выполнила объем за 73 ч. Экономия — 35,75 ч. Рассчитаем процент выполнения норм: 108,75 / 73 × 100 = 148,97 % — достаточно высокий.

Это может говорить о качественной организации труда в бригаде, малых потерях подготовительно-заключительного времени при переходе с одной продукции на другую.

Но экономисту следует обратить внимание на то, что при изготовлении трех видов продукции — зразы с сыром, люля-кебаб мясной экзотический, котлеты мясные «Татарские» — всегда высокий процент выполнения норм. Значит, необходимо:

  • пересмотреть нормы;
  • пронормировать работы заново;
  • выяснить, не было ли изменений в технологии после утверждения карт сдельных расценок;
  • принять другие меры с учетом специфики производства для урегулирования норм выработки.

В целом за месяц процент перевыполнения норм составил 115,33 %.
Если табель ведется по форме № Т-12, то сведения о начисленных суммах могут быть занесены непосредственно в эту форму, в этом случае отдельная расчетная ведомость не составляется. 4. При необходимости (т.е. при использовании на предыдущем этапе формы № Т-51) составляется платежная ведомость по форме № Т-53. 5.

Рассчитывается сумма страховых взносов по каждому работнику в специальном регистре (пп.2 п.2 ст.28 Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования»). 6.

Сводятся (собираются) в один регистр страховые взносы по всем работникам за месяц.

Чиновники разрешили часть документов хранить только в электронном виде, но добавили новые, которые нужно распечатывать.

Мы поможем разобраться, какие документы вести и хранить на компьютере, а какие нужно выводить ежемесячно, в конце года или по требованию контролеров.

Что грозит, если нет распечаток Если бухгалтер не может предъявить первичные документы или учетные регистры, инспектор оштрафует его на сумму до 20 000 руб.

либо дисквалифицирует (ст. 15.11

Источник: http://02zakon.ru/kakie-formy-po-zarplate-nuzhno-raspechatyvat/

Юрист-Профи
Добавить комментарий