Информационное письмо клиенту

Информационное письмо

Информационное письмо клиенту

Информационные письма в любой организации представляют существенную часть от всей корреспонденции. Для того, чтобы научиться работать с ними, нужно понимать их назначение и разновидности. В данной статье мы рассмотрим, как написать информационное письмо.

Из данного материала вы узнаете:

  • какие бывают разновидности информационного письма;
  • для чего нужны информационные письма;
  • как написать информационное письмо.

Разновидности информационного письма

Прежде чем рассмотреть, как писать информационное письмо (образец доступен к скачиванию в конце статьи), давайте узнаем о его разновидностях. Условно информационные письма можно разделить на несколько категорий, каждая из которых содержит информацию определенного типа.

Виды информационных писем:

  • письма-сообщения (уведомления, извещения);
  • письма-заявления;
  • письма-предложения;
  • письма-напоминания;
  • письма-подтверждения;
  • рекламно-информационные письма.

Следует знать, что каждое информационное письмо может иметь сопроводительные письма, назначение которых заключается в уточнении или дополнении информации, изложенной в основном письме. Каждый вид информационного письма и их назначение рассмотрим более подробно далее.

Для чего нужны информационные письма

Исходя из названия видов информационных писем, можно определить их назначение и содержание. Письма-заявления сообщают о намерениях компании, отправившей данное письмо.

Письма-напоминания представляют собой образец информационного письма, содержащего информации об обязательстве выполнения каких-либо обязательств.

К примеру, если адресат должен произвести оплату, то письмо-напоминание может содержать информацию о сроках, сумме и реквизитах данной оплаты. Письмо-подтверждение свидетельствует о получении чего-либо (товара, оплаты, документов и т.д.).

Наиболее распространенной категорией информационных писем является письмо-сообщение. Оно может содержать информацию о смене реквизитов, графика работы организации, адреса и даже о смене руководителя. Также к таким письмам относятся извещения о смене стоимости услуг (тарифных планов), о предстоящем проведении совещания и т.д.

Рекламно-информационные письма отличаются наличием какого-либо предложения, услуг или акций. Они могут отличаться по оформлению от прочих видов информационных писем.

Следует отметить, что к данной категории также относится информационное письмо организации. Последнее также содержит определенную информацию и отличается тем, что адресуется сотрудникам (всему штату) компании.

Автором в данном случае выступает сам руководитель.

Как написать информационное письмо

Для оформления данного письма может быть использован бланк информационного письма (образец прикреплен) или оно может быть написано на обычном листе.

Во втором случае в левом верхнем углу необходимо разместить контакты организации-автора (наименование компании, адрес, электронная почта, номер телефона), дата и номер исходящего документа.

В случае, если данное письмо является ответом, то необходимо также указать номер и дату входящего документа, в ответ на которое отправляется письмо.

После сведений об авторе необходимо указать данные адресата. К ним относятся наименование организации и адрес. В случае, если письмо адресуется непосредственно сотруднику, нужно указать его фамилию, инициалы и должность.

Как составить информационное письмо (образец углового заполнения реквизитов)

Как написать информационное письмо (образец продольного нанесения реквизитов)

Укажите тему информационного письма. Например: “О проведении общего собрания акционеров”, или “О новой линейке продукции”.

В содержательной части письма должна быть указана информация, которую вы хотите сообщить. Так как это письмо – информационное, оно должно начинаться с формулировки: “Доводим до вашего сведения…”, “Извещаем/информируем вас о …”.

Избегайте многословности, пишите упорядоченно и кратко. Помните: типовое информационное письмо, например, о назначении нового генерального директора, должно занимать 4-5 строк.

Это касается и рекламных текстов – даже текст коммерческого предложения не должен занимать больше одного листа).

Если к информационному письму прилагаются дополнительные документы или материалы, в конце письма необходимо указать об этом.

Пример информационного письма

Отметим, что наиболее легким способом оформления является заполнение на готовом бланке. Форма информационного письма (образец и бланк) вы можете скачать по ссылке внизу страницы.

Рекомендуем материалы по теме:

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210854-qqq-17-m4-informatsionnoe-pismo

Информационные письма клиентам

Информационное письмо клиенту

Желаем Вам успеха, а Вашему бизнесу процветания. С уважением, Петр Иванов Письмо №5 Уважаемый Виктор Алексеевич, Компания «Эдельвейс» занимается розничной и оптовой продажей бытовой химии из Европы в городе Москва. Наша компания присутствует на рынке более 5-ти лет.

За это время мы открыли семь розничных отделов и два оптовых склада, наработали сотни благодарных клиентов и репутацию надежного партнера. Сотрудники нашей компании оперативно реагируют на вопросы и пожелания покупателей, предоставляя всю необходимую информацию.

Поскольку наша продукция состоит только из качественных товаров надежных европейских производителей, Вы без сомнения останетесь довольны покупкой. Ознакомиться с нашей продукцией Вы можете на складе, либо же на нашем сайте.

Для ознакомления Вы можете заказать бесплатный рекламный образец, который мы доставим Вам по указанному адресу.

Важно Информационным письмом называется документ, предназначение которого — служебное использование, поскольку в нем содержатся сведения официального свойства. Количество абзацев в тексте письма может быть разным, от нескольких строк до нескольких разделов, либо его суть может излагаться более, чем на одной странице.

Согласно правилам делопроизводства, подпись на документе ставит руководитель организации или учреждения. В некоторых случаях массовой рассылки информационного письма (определенному количеству деловых партнеров или клиентов), в тексте может отсутствовать собственноручная подпись главы предприятия.

Существуют типовые формы данного документа, которые могут носить рекомендательный характер, или отражать разного рода предложения.

Внимание Примеры Образец информационного письма о смене банковских реквизитов выглядит он примерно так: «Уважаемый Владимир Петрович! Извещаем вас о том, что у нашего ООО «Какая-то фирма» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке.

Новые реквизиты: к/с 30157710200000000704 р/с 65462810810000002774 БИК 044895627 Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету».

Информационное письмо о деятельности компании является рекламным материалом, так что желательно поручить его написание штатному или внештатному рекламщику. Впрочем, при наличии должного навыка его можно составить и самому, тем более что дело нетрудное.


Напишите, что у вас за фирма и чем она занимается, какую пользу может извлечь получатель из сотрудничества с вами – словом, всё стандартно. В два абзаца уложиться не получится, оптимальный объём – около одной страницы.

Текст информационного письма обязательно должен быть согласован с непосредственным начальником составителя или руководителем фирмы.

Кому адресовать информационное письмо о деятельности компании Информационное письмо может быть направлено к какому-то конкретному лицу или группе лиц: директору потенциальной организации-партнера, заказчику — индивидуальному предпринимателю, членам коллектива и т.п.
Письма могут быть:

  • конфиденциальными (предназначенными для прочтения конкретным человеком);
  • отрытыми, публичными (для информирования максимально широкого круга людей).

Общие правила для всех писем Формируя информационное письмо, нужно скрупулезно следить за правописанием и придерживаться письменных стандартов русского языка по части пунктуации, лексики, грамматики и т.п.

Это касается, кстати, и рекламных текстов (даже коммерческое предложение не должно занимать больше одного листа). Написанное по типовому образцу информационное письмо о смене директора, например, занимает буквально 4–5 строк.

  • Если вы прикладываете к посланию какие-либо документы или другие дополнительные материалы, перечислите в конце содержательной части все приложения. Дайте к ним краткие пояснения, если нужно. Укажите количество листов в прилагаемых бумагах.
  • Завершите письмо формулировкой «С уважением…» (или любыми аналогичными). В самом конце нужно указать должность отправителя и его фамилию с инициалами. Отправителем может быть руководитель, его заместитель либо делопроизводитель. Если написанием и отправлением деловой корреспонденции занимаетесь лично вы, ставьте свою подпись.

Письмо клиенту с предложением услуг (образцы)

Если же вести переписку уполномочен кто-либо из ваших сотрудников, можно указать в качестве отправителя его. А иногда инфо-письма рассылаются десяткам и сотням людей сразу (например, всем клиентам фирмы).

Расписываться на каждом из них – задача не самая приятная. В таких случаях можно обойтись и без неё.

Важный момент: вместе с информационным письмом можно отправлять документы любого типа – договора, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс-листы и т.д.

А ещё довольно часто в информационных посланиях приходится оперировать выдержками из нормативных документов и правовых актов, так что при необходимости привлекайте к составлению писем специалистов.

Образец письма клиенту: 15 готовых шаблонов для рассылки

  • дата его составления,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • корректное адресное обращение (например « Уважаемый Петр Семенович», «Уважаемая Ирина Викторовна», «Уважаемые коллеги» и т.д.). Но если адресат не определен, что иногда бывает, то можно ограничиться приветствием «Добрый день!».
  • Далее идет основная, информационная, часть письма. Здесь нужно указать повод и цель для его написания, а также все прочее, что имеет отношение к описываемому делу: новости, предложения, изменения, просьбы, объяснения и т.п.
  • Ниже в письме необходимо написать заключение, которое должно подводить итог всему вышесказанному.
  • Если к письму прилагаются какие-то дополнительные бумаги, видео и фото файлы и свидетельства, это следует также отметить в его содержании отдельным пунктом.

Информационные письма в любой организации представляют существенную часть от всей корреспонденции. Для того, чтобы научиться работать с ними, нужно понимать их назначение и разновидности.

В данной статье мы рассмотрим, как написать информационное письмо. Из данного материала вы узнаете:

  • какие бывают разновидности информационного письма;
  • для чего нужны информационные письма;
  • как написать информационное письмо.

Разновидности информационного письма Прежде чем рассмотреть, как писать информационное письмо (образец доступен к скачиванию в конце статьи), давайте узнаем о его разновидностях. Условно информационные письма можно разделить на несколько категорий, каждая из которых содержит информацию определенного типа.

  • Минимальный размер изображения по короткой стороне — 20см (напр. отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне – 45см (напр. отпечаток 30х45).
  • Фотографии будут размещаться на стендах, на ватмане.
  • Каждый участник выставки может разместить до 10 работ. Просьба сообщать о количестве фотографий заранее.
  • Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес [email protected]
  • Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 февраля.
  • C уважением, оргкомитет Приложение.

Источник: http://law-uradres.ru/informatsionnye-pisma-klientam/

Образцы информационных писем

Информационное письмо клиенту

Информационное письмо практически всегда составляется по единой схеме. Сначала необходимо уточнить адресата, который должен в первую очередь ознакомиться с этим документом, затем составить название и собственно текст обращения. На практике существует довольно много разновидностей информационного письма. Готовые примеры этого документа и правила его составления можно найти в статье.

Скачать образец и пример информационного письма можно в конце статьи.

Ранее мы приводили 5 примеров составления деловых писем, в дополнении к этой информации рекомендуем ознакомиться с ними, по этой ссылке.

Структура информационного письма: 5 обязательных разделов

Информационное письмо относится к одному из наиболее распространенных видов деловых писем. Его основная задача – передать конкретную информацию конкретному лицу:

  • подчиненным;
  • коллегам;
  • партнерам;
  • клиентам;
  • потенциальным клиентам.

На практике принято соблюдать определенные требования к структуре и тексту документа. Он составляется только в официально-деловом стиле, отличается небольшим объемом (чаще всего 1 страница), отсутствием эмоционально окрашенных фраз и просторечных выражений. Обычно текст составляют по такому плану:

  1. В верхнем правом углу прописывают должность и ФИО лица, которому адресовано сообщение. Обычно это главный директор предприятия, который в дальнейшем должен ознакомить с текстом письма всех работников либо часть коллег.
  2. В левом верхнем углу указывают номер и дату, которая прописывается в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
  3. Затем следует собственно текст – это и есть основное содержание документа. Обычно он начинается с фразы: «Настоящим уведомляем Вас о том, что…». Далее в одно или несколько предложений прописывают суть уведомления (нередко используют нумерованный список).
  4. При необходимости после текста прописывают приложения – список документов, которые прилагаются к сообщению.
  5. Далее автор-отправитель указывает свою должность, название компании, ставит печать и подпись, расшифровку подписи (фамилия, инициалы).

В дополнении к этому материалу рекомендуем ознакомиться с образцом составления сопроводительных писем к документам, подробности смотрите здесь.

Виды информационных писем: 5 готовых образцов

Можно выделить довольно много видов информационных писем. Основным их назначением является информирование собеседника, что может предусматривать выполнение самых разных задач – уведомление, заявление, подтверждение намерений, сообщение рекламного характера (коммерческое предложение) и многое другое.

Извещение (уведомление)

Основная задача – уведомить клиента, партнера, коллег, сотрудников филиалов, других подразделений о важнейших событиях компании, ожидающихся в ближайшее время:

  • смена директора, главного бухгалтера и др. сотрудников;
  • смена реквизитов;
  • смена юридического или фактического адреса;
  • подготовка к проведению инвентаризации;
  • изменение рабочей недели, сокращение часов и т.п.

Также отправитель может сообщать и о каких-либо неформальных событиях – подготовка к корпоративу, празднованию юбилея компании, выставке и т.п.

Подтверждение намерений

Это письмо может служить в качестве информационного повода «напомнить» о себе либо просто подтвердить намерения в ответ на запрос.

Например, компания ведет переговоры о заключении сделки, но в разное время по каким-то причинам периодически прерывала их.

В дальнейшем руководство пришло к выводу, что сделка действительно окажется выгодной, поэтому в адрес партнера можно направить письмо о подтверждении намерений.

Разъяснение

Такое письмо обычно поступает от государственных органов и ведомств – ФНС, ФАС, МЧС, Роструд и многие другие. По образцу этих документов собственное письмо может составить и компания. Основное назначение текста – детально разъяснить свою позицию при возникновении разногласий (либо для их предупреждения).

Напоминание

В таком письме партнер стремится предупредить другого партнера о завершении сроков перечисления аванса или окончательной оплаты по договору поставки, оказания услуг и т.п. Нередко составление этого документа становится последней мерой, после чего компания вынуждена обращаться в суд – соответствующее предупреждение также можно включить в состав текста.

Рекламное письмо (коммерческое предложение)

При составлении коммерческих предложений разрешается и даже приветствуется более неформальный стиль текста и оформления сообщения.

Основная задача документа – привлечь внимание собеседника и вызывать у него желание узнать о товаре или услуге больше, т.е. заинтересовать и побудить к контакту.

Ошибочно думать, что коммерческое предложение сразу способно «продать» товар. На самом деле его главная задача – «продать» встречу или телефонный звонок.

Скачать образец и пример информационного письма:

Скачать образец простого информационного письма для компании (word)

Пример информационного письма (word)

ссылкой:

(4 4,75 из 5)
Загрузка…

Источник: https://2ann.ru/informacionnoe-pismo-obrazec-sostavleniya/

Образец письма клиенту » 15 шаблонов, как написать письмо клиенту

Информационное письмо клиенту

По данным британской Ассоциации прямого маркетинга, каждый фунт, вложенный в email-маркетинг в 2015 году, принес 38 фунтов прибыли. Хотите добиться таких же результатов, но не знаете, как написать письмо клиенту? Тогда используйте лучшие образцы писем клиентам, которые мы собрали для вас в этом обзоре.

I. Как правильно написать письмо клиенту
II. Письма клиентам: примеры и готовые образцы
1. Письма холодным клиентам
2. Письма-напоминания 
3. Письма после встречи
4. Если клиент не выходит на связь

Как правильно написать письмо клиенту

Вы думаете о клиентах постоянно, но это не взаимно. Чтобы завладеть их вниманием и опередить конкурентов, нужно регулярно напоминать о себе. Электронные письма отлично справляются с этой задачей. По мнению авторов блога Pipedrive, есть несколько хитростей, которые могут сыграть в вашу пользу:

  1. Терпение и еще раз терпение. Подводите потенциального покупателя к сделке постепенно, регулярно отправляя ему письма с ценной и интересной информацией.
  2. Согласуйте стратегию в рассылке писем клиентам с отделом маркетинга, чтобы не быть слишком назойливыми и не засорять ящик клиента повторной информацией.
  3. Используйте CRM-систему. Она упростит техническую сторону общения с клиентами ускорит работу с почтой.

CRM-система — это удобная программа, которая помогает вести учет клиентов и сделок, записывает все звонки, а также помогает удобно организовать переписку с клиентом.

Например, программа SalesapCRM интегрируется с почтовым сервисом (подключить можно неограниченное количество почтовых ящиков) и позволяет сохранять историю переписки прямо в карточке контрагента.

Если вам написал новый клиент, то создать карточку сделки можно прямо из входящего письма.

Внедрите CRM-систему SalesapCRM!

Менеджеры будут в 6 раз быстрее составлять документы, начнут экономить до 30% времени и продавать на 50% больше!

А теперь самое интересное: чтобы отправить клиенту письмо из CRM, вам даже не придется набирать текст. С помощью конструктора документов вы сможете создать набор писем на все случаи жизни и отправлять их клиентам в два клика. SalesapCRM сама подставит в письмо имя и другие данные клиента. Хотите узнать подробности? Тогда жмите сюда.

Читать по теме
Как написать продающее письмо для рассылки без копирайтера

Назад

Письма клиентам: примеры и готовые образцы

Мы составили подборку деловых писем клиентам, которые вы можете взять за образец. Вам останется лишь дополнить их деталями.

Письма холодным клиентам

1. Впервые пишете потенциальному клиенту? Отправьте такое короткое послание:

Тема письма: Возможно Вы — наш новый клиент

2. Расскажите потенциальному клиенту об успешном опыте сотрудничества с его конкурентами:

Тема письма: Не отставайте от конкурентов

3. Если на деловом мероприятии вы получили контакты потенциальных клиентов, отправьте им письмо-предложение такого образца:

Тема письма: Подробнее о нашей компании

Назад

Письма-напоминания

4. Через некоторое время после отправки письма клиенту с предложением услуг или дополнительной информации напомните о себе:

Тема письма: Хотите ли Вы что-то обсудить?

5. Если вы на цифрах можете показать эффективность вашего предложения, то  поделитесь ими в письмах клиентам компании. Факты убеждают лучше.

Тема письма: Несколько фактов, которые Вы могли не знать о [название компании]

6. Предложите клиентам пробный период или бесплатные образцы.Покупатели охотнее решаются на сделку, если предварительно протестируют продукт.

Тема письма: Подарок для Вашей компании

7. Если вы не уверены, что ведете переписку с сотрудником, уполномоченным вести переговоры, попросите его помочь достучаться до ЛПР:

Тема письма: Надеюсь, Вы сможете направить меня к нужному человеку

Назад

Письма после встречи

8. Используйте этот текст письма клиенту, если после встречи с ним вы хотите поинтересоваться его дальнейшими планами:

Тема письма: Ваши планы

9. После встречи с клиентом напомните ему о следующих этапах переговоров:

Тема письма: План действий на ближайшее время

10. Составьте такое письмо клиенту, если при встрече он хотел получить дополнительную информацию:

Тема письма: Информация по Вашему запросу

Назад

Если клиент не выходит на связь

11. Если клиент не ответил на телефонный звонок, используйте следующий образец написания письма:

Тема письма: Не смог связаться с Вами

12. Не дозвонились клиенту и оставили ему ое сообщение? Дополните его письмом следующего содержания:

Тема письма: Не дозвонился Вам

13. Если клиент упорно не отвечает по всем каналам, возможно, у него много дел. Воспользуйтесь таким шаблоном — найти пару секунд на ответ сможет даже очень занятой человек:

Тема письма: Требуется короткий ответ

14. Если хотите ненавязчиво напомнить о себе — поделитесь с клиентом информацией, которая будет ему полезна:

Тема письма: Полезная информация для Вашего бизнеса

15. Если клиент тянет с оплатой, напомните ему об этом:

Тема письма: Задержка оплаты

Эти шаблоны сэкономят вам время для реального общения с клиентами. А чтобы добиться большего эффекта, автоматизируйте создание и рассылку шаблонов через SalesapCRM. Зарегистрируйтесь в системе прямо сейчас — это бесплатно и займет всего пару минут.

Назад

Внедрите SalesapCRM!

  • checkзахват заявок с сайта, почты и соцсетей;
  • checkавтоматизация процессов и аналитика;
  • checkкалендарь для записи клиентов;
  • checkкалькулятор стоимости услуг;
  • checkшаблоны документов и писем;
  • checkIP-телефония, e-mail- и sms-рассылки.

Любовь Аброськина

e-mail письма клиентам шаблоны

Источник: https://salesap.ru/blog/shablony-pisem-klientam/

Информационные рассылки ⏩14 секретов оформления

Информационное письмо клиенту

«Каждое письмо, которое мы пишем,

должно содержать одну идею/ мысль»

Основная проблема маркетологов, что даже если идея проста, как всё гениальное, часто в емейл-рассылке стараются расписать побольше подробностей, нюансов, приукрасить и добавить что-то «необходимое». Из благих побуждений идея становится монстром – большим, неповоротливым существом, которое особо не меняет суть и ваша мысль останется хорошей, но попросту потеряется в ненужной информации.

Особенно это актуально для информационных рассылок. Некоторые маркетологи для обычного оповещения создают сложные шаблоны:

  • 3 колонки,
  • 5 разных размеров шрифтов,
  • 12 карточек товара,
  • детальное описание характеристик продукта… 

Согласитесь, довольно сложно сфокусироваться на чём-то одном в таком письме:

А ведь текстовые письма могут быть красивыми и эффективными!

Как составить информационное письмо, чтобы его прочитали

Много написано, рассказано и отснято видео о том, как сделать красивый и эффективный шаблон, а вот тексту информационных рассылок уделяют совсем мало внимания. Давайте исправим это и раскроем небольшие секреты написания и оформления текста.

1. Одно письмо – одна мысль

Помните старую юмористическую сценку: ” Я тут нотки принёс… Тут играть, тут не играть, а тут рыбу заворачивали” Желательно, чтобы ваш емейл не создавал такое же ощущение у клиента. 

Постарайтесь первой фразой максимально заинтересовать клиента, чтоб он продолжал читать от предложения к предложению. Каждая последующая фраза должна ещё больше усиливать интерес перейти на сайт.  

Рассылка Викиума – яркий пример того, как делать нужно. Сначала идёт яркий заголовок, затем анимация и только потом шесть строк + кнопка СТА, которые разжигают любопытство.

Тем более, если вы отправляете Plain-text – эти письма чаще всего используются, когда подразумевается личная коммуникация и хорошо, если сразу понятно о чем говорит собеседник.

На обработку рекламы в популярных журналах человек тратит 1,7 секунды. Реклама в отраслевых изданиях – 3,2 сек. Плакат – 1,5 сек. Реклама в письме – 2 сек. Реклама на баннере – секунда. Очевидно, что маркетинговые сообщения нужно доносить молниеносно.

– Фил Барден

Чем проще вы объясните, что хотите от подписчика, тем выше шанс, что он выполнит целевое действие.

Пример рассылки от компании, которая занимается ювелирными изделиями. Такое впечатление, что клиенту пришло личное письмо. Оформление довольно несложное: всего одна ссылочка, подпись, все вместилось в первый экран просмотра.

В эру мобильных устройств не нужно объяснять, что много информации пользователи потребляют именно с телефонов и планшетов. Абзацы из одного-двух предложений уже становятся правилом хорошего тона.

Попробуйте расположить информацию подобным образом, как у ЛингваЛео – три абзаца / две строчки / два предложения. Особого внимания заслуживает кнопка с призывом – это лишь маленькая шалость, лёгкий акцент. Например, к первому апреля компания запустила рассылку с тем как можно майнить в их обучающем сервисе. Здорово, когда можно подшучивать с подписчиками и они готовы к этому 🙂

Курсив, жирный, зачёркнутый шрифт пусть будет в помощь. Экспериментируйте в пределах разумного с размером, цветом и внешним видом текста.

В примере theSkimm хорошо выстроена композиция с комбинированием разных элементов. мысль всегда оформлена в цитату и видна в первом скрине письма.

Так информация выглядит более понятной и легче воспринимается читателями.

У кого же ещё учиться, как не у Дениса Каплунова? Быстро, просто и понятно сильно не вчитываясь. 

Только не до такой степени, чтобы внешне это походило, что шаблон разъехался.  

Редактор Мегаплана использует разные приёмы: сдвигает абзац вправо, добавляет цитаты, играется с фоном под текстовыми блоками. Зачастую это выглядит своеобразно и органично. 

2. Изображения, картинки, рисунки

Как о человеке, так и о письме – первое впечатление зачастую визуальное. Следует помнить, что до 90% информации воспринимается именно визуально. Поэтому в вашем письме должно быть все прекрасно, а главное – понятно для пользователя даже при беглом взгляде.

После того как “причесали” текст, время позаботиться о другой стороне подготовки письма – графическому оформлению. 

Бывает, подобрать соответствующую картинку сложнее всего, ведь правильная визуализация задаёт атмосферу всему письму. Поэтому откажитесь от стоковых изображений, особенно тех, что с вотермарками – они только ухудшат восприятие емейла.

Если взглянуть на рассылку Work.ua, структура очень чёткая и понятная за счёт грамотного расположения элементов. 

Вы уже знаете, как важны картинки для усиления текста, не менее важно уметь иллюстрировать свои мысли и в письмах. 

У Мегаплана всегда есть комиксы, карикатуры, инфографики и т. д., которые упрощают письмо и нацелены на то, чтобы объяснить / напомнить подписчику какое-то определение или понятие.

Само собой, что в письме пока видео не воспроизводится в силу технических причин, но ведь можно его анонсировать и дать ссылку на сайт. 

Такое письмо мы отправляли нашим пользователям перед тем как обновить интерфейс системы. Секрет конверсионной рассылки в том, чтобы из письма вести не на , а на сайт, где уже есть отдельная статья со встроенным видео.

Самое приятное в этом процессе, что скриншот из видео добавляется в нашем редакторев несколько кликов. Вам нужно только указать ссылку.

Из неё сгенерируется скриношт, как Аль-текст подставится название – останется только выбрать формат отображения.

Можно такой подход использовать для развлечения подписчиков, как в примере Puzzle English.

Ещё лучше, когда гифками в емейл-рассылке вы заменяете минивидео в самом письме. Например, показывая инструкцию к какому-либо товару.

3. Общая композиция

Даже если ваши элементы по отдельности шикарны, иногда случается такое, что вместе они, ну, никак не дружат. Рассмотрим элементы, которые важно между собой сочетать. 

Основная задача не часами удерживать подписчиков в письме, а заполучить переход на сайт / соц.сети и выполнение целевого действия.

Оставьте сложные структуры для сайта. Всё что вам надо — короткая, чёткая информация, которую легко и интересно читать.

Запомните, клиенты не понимают намёков и могут не догадаться что от них хотят. В лучшем случае, такое письмо оставят «на потом», но скорее всего – просто удалят, не просматривая содержимое. Добавляйте кнопки СТА в письмо, ненавязчиво подталкивая к действию.

Как показывает пример, на последнюю кнопку пришлось больше всего кликов. Кнопки призыва к действию способны привлечь внимание, заинтересовать и увести на сайт. К тому же, у вас появится хороший повод проанализировать частоту переходов и вызванный интерес.

Краткость в емейл-рассылках не означает короткий шаблон. Это умение за считанные секунды объяснить свою мысль, не используя ни одного лишнего слова.

Да-да, обычные ссылки в тексте. На них тоже кликают и они для читателей не менее интересны, чем другие элементы писем. 

Если вы обратили внимание, на анимированного мужчину с голым торсом пришлось 9% кликов, а на неприметную ссылочку – 6%. 

Использовать в темах писем смайлики стало модно, но кто сказал, что этого нельзя делать внутри содержимого? Посмотрите, как можно приукрасить новостную рассылку.

Один маленький смайлик способен передать нужную эмоцию тексту и выделить главные мысли текста.

Наверняка не нужно говорить, что у письма должно быть человеческое лицо. Особенно, когда дело доходит до информационных писем. 

При составлении текста для рассылки таких электронных писем обязательно соблюдайте последовательные правила:

  • Укажите кто обращается (фирма, организация, частное лицо),
  • С какой целью вы прислали это письмо (в каком контексте),
  • Что именно вы хотите предложить,
  • Как с вами можно связаться (телефон, факс, email).

Всё-таки с человеком приятнее общаться, чем получать безликое предложение. 

Вместо послесловия

В письме оставьте только самое важное и разместите ссылку на более подробную информацию для тех, кого заинтересовала идея. Следует помнить — текст должен вмещать в себе ровно столько информации, чтоб человеку захотелось узнать больше и в итоге перейти на ваш сайт. Все сложности и детали лучше оставить для сайта, именно там они сработают замечательно.

Если вы хотите научиться создавать крутые инфописьма – вдохновляйтесь примерами рассылок других компаний, а особенно – подпишитесь на Austin Kleon. Здесь всё прекрасно, особенно финальная картинка:

Старайтесь сделать содержимое коротким, а содержание богатым!

До новой встречи 😉

Источник: https://esputnik.com/blog/14-prostyh-pravil-oformleniya-informacionnyh-pisem

24 совета для информационной рассылки

Информационное письмо клиенту

Информационные письма по-прежнему остаются основным средством прямой коммуникации с клиентом, поэтому время и средства, вложенные в создание достойных шаблонов, всегда окупаются.

Маркетологи очень часто допускают одни и те же ошибки, которые отдельно, быть может, не так существенны, но в совокупности ощутимо влияют на качество рассылки и, соответственно, на отклик аудитории.

Три примера правильно скомпонованных писем

Акценты, конечно же, варьируются в зависимости от сектора. В общем и целом, можно выделить два главных стиля новостных емейлов: B2C-ориентированная рассылка с перечнем товаров и услуг, целью которой является непосредственная продажа, и информационные письма для сектора B2B, развивающие партнерские отношения с другим бизнесом. Мы рассмотрим примеры из обеих категорий.

2. B2B информационное письмо

Начнем с одной из самых актуальных проблем, которой многие дизайнеры, вопреки ее очевидной значимости, порой не уделяют должного внимания.

  1. Позаботьтесь о том, чтобы ваше письмо выглядело эффектно в случае блокировки изображений, потому что многие почтовые клиенты (Outlook, например) блокируют картинки по умолчанию.
  2. Используйте выделяющийся, всегда один и тот же, узнаваемый логотип. Это — одна из составляющих доверия подписчиков. Если ваш бренд обозначен невнятно, письма будут игнорировать или, не глядя, отправлять в корзину.

    Придерживайтесь выбранного стиля: типографика, манера изложения и картинки также должны быть узнаваемыми.

  3. Очень важно поле «Отправитель». Фактический адрес (в примере: Online@mailing.tesco.com), как и дисплейный, должен содержать название организации или бренда.
  4. Прислушайтесь к стандартным советам по формулировке темы письма:
    • Чем короче, тем лучше
    • Первые три слова должны быть самыми информативными, поскольку именно их видят пользователи, пробегая глазами «Входящие»
    • Таргетированный посыл
    • Подчеркните ценность своего предложения
    • Если контекст позволяет, упомяните бренд

    Тема из нашего примера («Джеймс Бонд. Квант милосердия» всего за 7.00 фунтов от Tesco Entertainment«) вполне соответствует всем перечисленным требованиям.

    Емейл содержит конкретное предложение, о котором рассказывается в первой же строке. Бывают случаи, когда уместно заинтриговать получателя, чтобы ему захотелось узнать больше. Вот еще один пример темы письма Tesco: «Узнайте о новых релизах недели на Tesco Entertainment».

  5. Дайте ссылку на веб-версию письма. Получатели редко ей пользуются, но предложить им такой вариант стоит. И пусть эта версия будет симпатичной и лаконичной.
  6. Можно включить ссылку для добавления вас в список доверительных отправителей. Получатели, опять же, редко откликаются на эту просьбу, поэтому лучше сделать это, когда они решают подписаться на вашу рассылку — в письме с просьбой подтвердить регистрацию.
  7. Подберите оптимальную ширину баннера. Она, как правило, зависит, как будет распределен основной текст. Не делайте баннер слишком широким, заставляя читателей двигаться вправо по странице. Стандартной считается ширина в диапазоне от 550 до 600 пикселей, но лучше взять 500.
  8. Подберите оптимальную высоту баннера. Слишком массивный баннер визуально сдвигает основной контент ниже удобного для восприятия уровня.
  9. Сделайте удобной навигацию по сайту прямо из письма. Это обычная практика для продающих емейлов, которую можно также использовать и в нетранзакционных письмах.
  10. Выделяйте заголовки. Поскольку баннер часто блокируется, очень важно, чтобы заголовок эффектно подчеркивал основное предложение.
  11. Разместите в самом начале список основных пунктов письма. Это сэкономит время получателей. Обычно содержание размещают в верхнем правом или левом углу. Пользователь может сразу выбрать интересующий его пункт и, кликнув по нему, ознакомиться с контентом.
  12. Стимулируйте эффект вирусной рассылки с помощью кнопок « с другом», «Переслать коллегам» и т.д. Многие подписчики охотно ими воспользуются, если ваш контент покажется им релевантным.
  13. Включите в письмо форму подписки. Она пригодится как раз для случаев пересылки письма друзьям и сотрудникам. Если вы им понравитесь, они смогут легко и быстро подписаться на дальнейшую рассылку.
  14. Добавьте возможность выбрать тематику подписки.
  15. Попробуйте добавить в письмо персонализированное обращение к клиенту. Упоминая в этой части текста ваши предложения, вы лишний раз подчеркнете их ценность и расположите клиента к покупке.
  16. Для людей, не знакомых с брендом, будет полезно подчеркнуть в письме ваши основные преимущества. В примере ниже онлайн-магазин офисных принадлежностей (www.euroffice.co.uk) упоминает о выгоде клиентов (гарантия самой низкой цены, бесплатная доставка на следующий день, беспрепятственный возврат) в случае заказа продукции в Eurooffice.
  17. Группируйте родственные по тематике товары и услуги. Выделяя в емейле названия этих групп, вы можете подчеркнуть значимость каждой из них. Такой ход особенно хорошо работает для информационных писем.
  18. Сделайте заголовки категорий продуктов кликабельными. Вместо того, чтобы писать крошечными буквами «Узнайте больше», увеличьте шрифт заголовка и подчеркните его для курсора, чтобы пользователь мог ознакомиться с предложением здесь и сейчас. Вот отличный пример таких заголовков:
  19. Используйте картинки с высоким разрешением. Как показывает статистика, пользователи часто загружают изображения, поэтому их качество должно быть на уровне. Иначе — забудьте о двухзначных показателях открываемости.

Источник: https://emailmatrix.ru/blog/24-point-creative-checklist/

Как написать информационное письмо: образцы и рекомендации

Информационное письмо клиенту

  1. Разновидности инфо-писем
  2. Оформление
  3. Примеры

Информационное письмо – это, по сути, классическое деловое послание.

Оно не имеет специфической цели – с помощью информационных писем можно уведомлять партнёров о каких-либо изменениях внутри вашей компании, предоставлять на их «суд» ваши новые услуги и товары, напоминать контрагентам о выполнении обязанностей по договору с вашей стороны… Словом, это обычное деловое сообщение, которое пишется в свободной форме, но ограничено нормами деловой переписки.

Разновидности инфо-писем

  1. Письма-сообщения. Они представляют собой уведомление (извещение) о каких-то процессах. Например, об изменении цен на ваши товары или услуги, о смене гендиректора или реквизитов фирмы (в том числе банковских), о заключении договоров, увеличении объёма поставок и т.п.
  2. Письма-заявления.

    В них речь идёт о том, что собирается предпринять адресант в ближайшем или отдалённом будущем. Например, повысить цены, прекратить сотрудничество с адресатом или самоликвидироваться.

  3. Письма-подтверждения.

    Тут всё скучно и банально – «здравствуйте, Иван Иванович, товар получил, сопроводительные документы к нему тоже прислали, спасибо, всего доброго».

  4. Письма-напоминания. В них адресату сообщается, что тому нужно что-то сделать – например, выполнить свои обязательства по договору.
  5. Рекламно-информационные письма.

    Как правило, они самые длинные и часто напоминают коммерческие предложения. Чтобы эти послания кто-нибудь прочитал, они должны быть хоть немного интересными и не слишком банальными.

Эта классификация условна, но в целом даёт представление о функциях инфо-посланий.

При необходимости к письмам можно прилагать дополнительные материалы. Очень часто письма-сообщения (как и рекламно-информационные) отправляются по просьбе партнёров и других заинтересованных лиц.

Образец информационного письма вы можете найти здесь .

Оформление

Структура и реквизиты инфо-письма стандартны, как и правила составления. В «оформительском» смысле информационные послания должны соответствовать всем нормам деловой переписки. Алгоритм же их написания довольно прост.

  1. В левом верхнем углу бланка указываются реквизиты вашей фирмы – название, юридический адрес, контактные данные и т. д. Можно заполнить эти сведения вручную, заранее пропечатать в файле-образце или просто поставить штамп компании, если он у вас есть. Штамп содержит все нужные реквизиты, и дополнительно вам придётся указать лишь дату составления письма и его исходящий номер. Если вы пишете ответное письмо, обозначьте рядом дату и номер входящего документа.
  2. В правом верхнем углу нужно указать сведения об адресате. Обычно здесь можно обойтись должностью и ФИО руководителя-адресата, но в идеале следует прописать ещё и название самой компании вкупе с адресом её нахождения (включая индекс).
  3. По центру напишите заголовок, отражающий тему и содержание письма (например, «О возникших в процессе поставки сложностях», «О результатах совещания»).
  4. В содержательной части изложите информацию, которую хотите донести до получателя. Начинайте текст с фраз «информируем вас о…», «доводим до вашего сведения, что…», «извещаем вас о…». Старайтесь избегать многословности, пишите лаконично и упорядоченно, не перескакивая «с пятого на десятое». Не забывайте: если суть можно изложить в пяти предложениях, не надо исписывать целый лист. Это касается, кстати, и рекламных текстов (даже коммерческое предложение не должно занимать больше одного листа). Написанное по типовому образцу информационное письмо о смене директора, например, занимает буквально 4–5 строк.
  5. Если вы прикладываете к посланию какие-либо документы или другие дополнительные материалы, перечислите в конце содержательной части все приложения. Дайте к ним краткие пояснения, если нужно. Укажите количество листов в прилагаемых бумагах.
  6. Завершите письмо формулировкой «С уважением…» (или любыми аналогичными). В самом конце нужно указать должность отправителя и его фамилию с инициалами. Отправителем может быть руководитель, его заместитель либо делопроизводитель. Если написанием и отправлением деловой корреспонденции занимаетесь лично вы, ставьте свою подпись. Если же вести переписку уполномочен кто-либо из ваших сотрудников, можно указать в качестве отправителя его. А иногда инфо-письма рассылаются десяткам и сотням людей сразу (например, всем клиентам фирмы). Расписываться на каждом из них – задача не самая приятная. В таких случаях можно обойтись и без неё.

Важный момент: вместе с информационным письмом можно отправлять документы любого типа – договора, учредительные акты, квитанции, рекламные материалы, прайс-листы и т.д. А ещё довольно часто в информационных посланиях приходится оперировать выдержками из нормативных документов и правовых актов, так что при необходимости привлекайте к составлению писем специалистов.

Примеры

Образец информационного письма о смене банковских реквизитов выглядит он примерно так:

«Уважаемый Владимир Петрович!

Извещаем вас о том, что у нашего ООО «Какая-то фирма» изменились реквизитные данные в обслуживающем банке.

Новые реквизиты:

к/с 30157710200000000704

р/с 65462810810000002774

БИК 044895627

Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету».

Информационное письмо о деятельности компании является рекламным материалом, так что желательно поручить его написание штатному или внештатному рекламщику.

Впрочем, при наличии должного навыка его можно составить и самому, тем более что дело нетрудное. Напишите, что у вас за фирма и чем она занимается, какую пользу может извлечь получатель из сотрудничества с вами – словом, всё стандартно.

В два абзаца уложиться не получится, оптимальный объём – около одной страницы.

И не забывайте о том, что письма должны быть напечатаны на вашем фирменном бланке. Это общее правило оформления всей исходящей деловой корреспонденции.

Проект компании «МедиаКит»

Источник: https://dezhur.com/db/docs/examples/pisma/kak-napisat-informacionnoe-pis-mo-obrazcy-i-rekomendacii.html

Юрист-Профи
Добавить комментарий